Zeitmanagement

 Wie funktioniert erfolgreiches Zeitmanagement? Was sind die Voraussetzungen für die Zeitplanung? Wir befinden uns zwar momentan nicht in der Prüfungsphase, dennoch ist es wichtig und sinnvoll, nicht nur im Hinblick auf Prfüfungen und Lernstoff, sich frühzeitig mit diesem Thema zu beschäftgen

Voraussetzungen: Was steht an?

Voraussetzung für eine erfolgreiche Zeitplanung ist, dass man ausreichend informiert ist über die Aufgaben, welche anstehen. Dies erst versetzt einen in die Lage, die notwendigen Prioritäten zu setzen, die Zeit zu planen. Wichtig ist hierbei, sowohl Puffer als auch Pause nicht zu übersehen und auch für die Freizeit und Erholung Raum zu lassen.

Da die Zeitplanung schriftlich erfolgen soll, erleichtern Hilfsmittel wie z B. Tagebuch-Kalender, Wochen – Monats – und Jahresplaner die Arbeit. Auch Unterstützung von Freunden, der Lerngruppe, der Familie ist insbesondere in der Anfangsphase hilfreich.

Der Plan sollte so genau wie möglich sein. Ein Tages – oder Wochenplan also Stundenangaben enthalten, ein Jahresplan mindestens Monate, ein Monatsplan die Wochen. Im Groben sollte geplant werden was ansteht, in feineren Details die konkrete Zeitplanung vorgenommen werden. Hierbei gilt: regelmäßig Planung und Realität abgleichen und den Plan ggf. anpassen! Vor allem am Anfang neigt man dazu, sich zu überschätzen.

Und nicht zuletzt bringt der beste Plan nichts, wenn er nicht auf die individuellen Bedürfnisse und den Biorhythmus des Einzelnen abgestimmt ist. Es muss also eine für einen persönlich sinnvolle Struktur entstehen mit eigenen Ritualen, feste Zeiten und Abläufen sowie Ordnung und Übersicht.

Prioritätensetzung: „Do it, dump it or delegate it!“

Anstehende Aufgaben sind nach ihrer Priorität zu untergliedern, da nicht jede Aufgabe gleich wichtig ist. Dies kann z.B. in Form von Unterteilung in A, B und C – Aufgaben erfolgen.

A. – sofort erledigen – sehr wichtig
B. – terminieren oder delegieren
C. – delegieren und reduzieren

Von der Wichtigkeit zu Unterscheiden ist die Dringlichkeit. Dringlich sind zumeinst die Aufgaben, welche von anderen kommen. Den Computer für den Freund reparieren, den Knopf für die Freundin annähen, den Hund vom Nachbarn Gassi führen…

Als Faustregel gilt: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit! Somit sind A-Aufgaben und Notfälle wichtig.

Um mit der Prioritätenliste arbeiten zu können ist es wichtig, langfristige A-Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. So ist es z.B. sinnvoll jeden Tag an einer langfristigen, wichtigen Aufgabe zu arbeiten um zu verhindern, dass nur Tagesaufgaben abgearbeitet werden.

Zeitdiebe

Zeitdiebe halten vorm effektiven Arbeiten ab. Sie können z.B. sein: Verquatschen, telefonieren, Mails & Co. checken, fernsehen … und sogar putzen! Sich dieser zeitschluckenden Ablenkungsmanöver bewusst machen, ist schon der erste Schritt für eine bessere Zeitplanung.

Insbesondere für die „Zeitfresser“ Post, Mails, Telefon bietet es sich an, feste Zeiten am Tag einzurichten und diese Zeit auch zu limitieren. Wer sich also gern damit ablenkt, Mails zu lesen, dem hilft es sicherlich, fortan eine feste Zeit für das Lesen und Bearbeiten einzuplanen und diese, entsprechend den individuellen Anforderungen und Aufgaben, zeitlich zu begrenzen. Zum Beispiel: Ich lese und beantworte Emails nur vor dem Lernen von 09:00 bis 09:30.

Auch können die Zeitdiebe in mangelnder Planung oder Methodik bestehen: keine klaren Ziele, fehlende Übersicht, keine Tagesplanung. Manche haben sich auch einen ungünstigen Arbeitsstil antrainiert, wenn sie sich in ein Prüfungsthema zu genau reinhängen und für die 20 anderen Themen keine Zeit mehr bleibt. Weitere Marotte kann auch Unordnung sein – wer seine Notizen des Semesters an unzähligen Orten verstreut hat, muss diese Zeit am Schluss doppelt und unnötig einplanen.

Störungen von außen, wie Anrufe, spontane Besuche oder ein lauter Arbeitsplatz fressen Zeit und stören die Konzentration. An äußeren Faktoren kann man nichts ändern? Da habt ihr euch getäuscht. Schonmal den Ausknopf am Smart Phone ausprobiert? Oder zum Lernen die trubelige Cafeteria mit der kleinen unbekannten Institutsbibliothek am Stadtrand getestet?

Die Probleme können jedoch auch aus einem Selbst kommen, z. B. wenn die Fähigkeit „nein“ zu sagen fehlt, wichtige Dinge aufgeschoben werden oder die Arbeit unkonzentriert verläuft. Hat man die Probleme erst einmal erkannt, so kann man sie auch effektiv angehen (siehe übrige Abschnitte). Insbesondere ist noch anzumerken, dass es hilft, mit der Aufgabe zu beginnen, die am unbeliebtesten ist. Die Folgenden fallen wesentlich leichter.

Und wer häufig von seinen WG-Genossen oder Freunden unterbrochen wird: ein Schild „Bitte nicht stören“ tut Abhilfe. Oder die Klingel abstellen. Zudem haben Freunde Verständnis dafür, wenn man erklärt, dass nun Lernzeit angesetzt ist, man dafür aber in der Freizeit sich den Belangen der Freundin, des Freundes, umso intensiver widmen kann. Ein gut gepflegter Kalender kann euch eine Übersicht fürs Semester geben – und ihr seht schnell, wo es zu Zeitkonflikten kommen kann.

Langzeitplanung

Mit der Langzeitplanung lässt sich z.B. ein Semester und die darin liegenden Prüfungen vorbereiten. Aber auch das Studium, ein bestimmter Abschnitt des Studiums etc. kann geplant werden. Wer mit dem ganzen Studium beginnen möchte, kann z.B. eine Langzeitplanung aufstellen, die festhält, was pro Semester erreicht werden möchte. Und dann, zu Beginn eines jeden Semesters wiederum dieses Semester planen. Und innerhalb des Semesters dann die Wochenplanung in Angriff nehmen.

Die Planung des Studiums dient einem groben Überblick. Hier sind zu erbringende Leistungen für eure Module ebenso zu erfassen, wie auch Praktika und Auslandsaufenthalte. Die notwendigen Informationen ergeben sich aus den Prüfungsordnungen, Studienordnungen, Studienführern und können auch bei der Studienfachberatung eingeholt werden.

Für die Semesterplanung bietet es sich an, eine Tabelle zu erstellen, welche Aufgaben für wann anstehen. Für jede Woche werden für jedes Gebiet die Ziele aufgestellt. Sind z. B. Skripte zu lesen, so kann pro Woche eine bestimmte Seitenzahl festgehalten werden. Wichtig ist hierbei, dass man sich nicht übernehmen sollte. Günstig ist es, wenn man vor Prüfungen in seiner Langzeitplanung Zeit für Wiederholung einplant.

Und dann kam auf einmal ganz urplötzlich euer Festival, wo ihr jedes Jahr hinfahrt? Und ihr habt plötzlich für nichts mehr Zeit? Selbstverständlich dürft ihr euch auch weiterhin euren privaten Vergnügen und regelmäßigen Freizeitaktivitäten widmen. Ihr solltet sie nur frühzeitig einplanen, damit ihr am Ende nicht in totalen Stress geratet.

Wochenplanung

Sinnvoll ist es, neben einer Langzeitplanung sowohl eine Wochen- als auch eine Tagesplanung vorzunehmen.

Generell gilt: eine zeitliche Tagesstruktur unter Berücksichtigung persönlicher Kapazitäten und Bedürfnissen sollte sich wie ein Roter Faden durch den Alltag und die Woche ziehen.

Die Planung für eine Woche kann z. B. auf einem Stundenplan erfolgen. Pro Semester kann man sich diesen für jede Woche einmal kopieren und die wochenspezifischen Termine eintragen.

Für die Eintragungen im Wochenplan bieten sich unterschiedliche Farben an. Zunächst sollten die Aufsteh – und Zu-Bett-Geh-Zeiten markiert werden (für die Routinierten unter euch). Feststehende Hochschul-Termine (Vorlesungen etc.) sind ebenfalls zwingend aufzunehmen. In der verbleibenden Zeit sind selbstständige Arbeitsstunden einzutragen. Bei der Planung sollten Wegzeiten, Haushaltsarbeit, Freizeit, Job und Pufferzeiten berücksichtigt und ggf. eingetragen werden (zur Zeiteinteilung siehe auch Arbeits- und Pausenzeiten).

Wer die Woche über konsequent arbeitet, sollte sich einen komplett Uni-freien Tag gönnen. Dieser dient der Erholung. So kann in der verbleibenden Zeit umso effektiver gearbeitet werden.

Tagesplanung

Für die Tagesplanung bietet sich ein Tagebuch-Kalender an. Aber auch ein Schreibblock kann gute Dienste leisten. Wichtig ist letztlich die Schriftlichkeit. Ein schriftlich festgehaltener Plan ist kontrollierbar, durch das Aufschreiben wird klarer, was konkret ansteht und die Arbeitsweise wird dokumentiert was einer langfristigen Verbesserung dient.

Der Tag sollte immer am Vorabend geplant werden. Hilfreich sind hier folgende Fragen

  • „Was ist wichtig, was zeichnet den Tag aus?“ (z.B. Seminartermin, Mutters Geburtstag, Fachschaftsparty…). – das wirklich wesentliche wird festgehalten.
  • „Was MUSS erledigt werden?“ Hilfreich ist es eine Prioritätenliste zu erstellen und sich z.B. die drei wichtigsten Aufgaben des Tages klar zu machen. Häufig stellt sich heraus, dass vermeidlich dringendes gar nicht erledigt werden muss.
  • „Was ist wichtig in der nächsten Zeit?“ Hier spielen z.B. Abgabetermine, der Urlaub, anstehende Klausuren eine Rolle. So wird die Aufmerksamkeit auf wichtige Dinge in der nahen Zukunft gelenkt.
  • Steht fest, was für Aufgaben zu bewältigen sind, so erfolgt nun die Bewertung dieser Aufgaben. Wie viel Zeit wird was in Anspruch nehmen? Was ist das persönliche Zeitlimit für welche Aufgabe?

Stehen die Aufgaben fest, wird der Tag eingeteilt. Hierbei ist zu beachten, dass Pufferzonen erhalten bleiben. Sie dienen dem Auffangen von unvorhergesehenen Ereignissen. Diese können z.B. sein: Störungen, Ablenkungen, spontane Gelegenheiten und Bedürfnisse, Treffen von Freunden… Daher sollte, als Richtwert, ca. 60% der Zeit, also zwei Drittel, fest verplant werden. Die verbleibenden 40% teilen sich auf in Zeit für unerwartete Ereignisse und spontane Aktionen.

Ebenfalls zur Zeitplanung gehört ein positiver Tagesbeginn und Abschluss. So hilft es, jeden Abend ein Erlebnis, eine Sache die gut war aufzuschreiben. Ebenso sollte man für den nächsten Tag eine Sache finden, auf die man sich freut.
Für Zwischenpausen lohnt es sich, einen kurzen Spaziergang einzulegen – optional auch mit eurem Lieblings-Heißgetränk!

Arbeits- und Pausenzeiten

Wichtig sind Pausenzeiten. Diese dürfen nicht als Belohnung betrachtet werden, sondern gehören zur Arbeitszeit und sind notwendig für eine ausdauernde, konzentrierte Arbeit. Es gibt hierbei verschiedene Formen der Pausen:

  • Abspeicherpausen (10-20 Sek.): Der Lerninhalt wird „abgespeichert“. Ein kurzes Innehalten im Arbeitsprozess erfolgt.
  • Kurzpausen (3-5 Min.): Entstehen beim Wechsel zwischen Lerninhalten, Lernmethoden um auf das Neue einzustimmen. Sie können auch hilfreich sein, um einen Zusammenhang zu begreifen wenn Verständnisprobleme auftreten.
  • Zwischenpausen (15-20 Min.): Sie sind nach einer intensiven Lerneinheit (max. 90 Min.) Pflicht, da natürliche Ermüdungserscheinungen auftreten. Der Arbeitsplatz sollte verlassen und eine entspannende Tätigkeit ausgeübt werden (Spazieren gehen, Lesen…)
  • Erholungspause (1-2 Std.): Nach max. 4 Stunden Lernen sollte eine Erholungspause erfolgen. Dies kann z. B. in Gestalt einer Mittagspause mit Mittagessen erfolgen. Für die Einteilung der Pausen – und Arbeitszeiten ist es notwendig, die individuelle Tagesform festzustellen. In der Zeit, in welcher die Aufnahmefähigkeit am höchsten ist, sollten die anstrengenden Aufgaben, wie z.B. Auswendig lernen, liegen.

Bei der Festlegung der Arbeitszeiten und des Pensums ist zu beachten, dass auch das Lernen eine Trainingsfrage ist. So wird eine Stunde Lernen zu Beginn wesentlich schwerer fallen und anstrengender sein, als nach einigen Wochen konsequenten Lerntrainings.

Zeitplanung zur Prüfungsvorbereitung

Die Vorbereitung auf Prüfungen sollte in vier Schritten erfolgen:

  • Vorbereitung
  • Aneigung des Stoffes
  • Vertiefung des Stoffes
  • Überprüfung des Gelernten

Vorbereitung erfasst das Besorgen aller benötigten Materialien (Literatur, Bücher, Skripte, Prüfungsfragen etc.) und der erforderlichen Informationen (Prüfungsordnung, Termine, etc.). Ebenfalls ist es sinnvoll den Kontakt zum Prüfer herzustellen (Sprechstunde), um auftretende Fragen klären zu können. Sämtliche Materialien zur Prüfungsvorbereitung sollten am Ende der Vorbereitungsphase vorhanden sein.

Nun folgt die Hauptphase: Das Erarbeiten des Stoffes. Die Inhalte und Fächer werden einmal gründlich durchgearbeitet. Diese Zeit will gut geplant sein. Wie viele Tage oder Wochen sind für die einzelnen Fächer erforderlich? Pufferzeit und Puffertage zum Auffangen unvorhergesehener Ereignisse sind hierbei ebenfalls zu planen. Kurzwiederholungen, z. B. immer am Ende einer Woche, helfen das Gelernte besser im Gedächtnis zu behalten.

In der Vertiefungsphase, sie sollte deutlich kürzer sein, wird das Gelernte wiederholt und vertieft. Zunächst kann es frustrierend sein, da die Wissenslücken deutlich zu Tage treten. Dies ist normal. Das Gelernte muss wieder reaktiviert werden, da nach jedem Lernprozess ein Teil vergessen wird. Ruhe und Zuversicht bewahren sowie weiterarbeiten überbrücken diese Phase.

Die Überprüfungszeit umfasst wenige Tage vor der Prüfung. Die einzelnen Inhalte werden nochmals wiederholt und ggf. vertieft.

„Jokertage“ helfen die Zeit gut zu überstehen. Sie sind terminlich als Lerntage zu planen, jedoch nicht mit Inhalt zu belegen. Benötigt man sie nicht, um unvorhergesehene Verzögerungen und Ereignisse auszugleichen, so sollten sie, sozusagen als Belohnung, für die Freizeit verwendet werden.

Hilfreich für die Zeitplanung ist es rückwärts zu planen. Dies bedeutet vom Termin der Prüfung ausgehend, zunächst die Überprüfungszeit, dann die Vertiefungszeit, die Hauptzeit und zuletzt die Vorbereitungsphase zu planen. Ein freier Tag vor der Prüfung sollte ebenfalls eingeplant werden. Nach der Überprüfungsphase ist eine Sicherheitsreserve von einigen Tagen sinnvoll, sofern dies möglich ist.

Bevor alles reißt

Alle Probleme werden sich vielleicht nicht immer mit einem besseren Zeitmanagement lösen lassen. Das geben leider die wenigsten Ratgeberartikel und Bücher zu. Somit erscheint ein Versagen als ein rein individuelles Problem – aber manchmal sind die Studienbedingungen einfach schwierig im Alltag lösbar, wenn das Curricula viel zu voll gestopft wurde. Eine plötzliche Erkrankung lässt sich natürlich auch nur bedingt einplanen.

Wenn alles nicht mehr geht und ihr nicht alle Ziele für das Semester erreicht, müsst ihr die Reißleine ziehen und schlicht umplanen. Vielleicht helfen euch die Beratungsstellen, die uns hier an der Hochschule Pforzheim zur Verfügung stehen, dabei weiter.

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