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Kollaborative Prozessmodellierung

Web-basierte BPMN Modellierung

Wie lässt sich das Thema Modellierung spannend gestalten? Ganz einfach, man nehme eine beliebte Modellierungssprache, eine web-basierten Modellierungsumgebung und ein Cloud-Dienst (hier SaaS; Software-As-A-Service) und schon kann es losgehen. Sinnvoll wird eine web-basierte Modellierungsumgebung erst dann, wenn zusätzlich die Möglichkeit besteht, die Modelle auch zu teilen und gemeinsam mit mehreren Benutzern zu bearbeiten.

In der Vorlesung „Einführung in die Wirtschaftsinformatik“ haben wir das Ganze am Beispiel von smartfacts, einer Modellierungsumgebung der MID GmbH aus Nürnberg einmal ausprobiert. smartfacts unterstützt die Modellierung von BPMN-Prozessmodellen (Business Process Model and Notation 2.0) und das gemeinsame Bearbeiten dieser Modelle. In der Vorlesung haben die Studierenden der Studiengänge Ressourceneffizienz-Management und Personalmanagement die Modellierung mit BPMN und smartfacts eingeübt. Besonders gut hat sich die Möglichkeit erwiesen Reviews durch den Dozenten (Prof. Dr. Thomas Schuster) einzuholen und die Modelle somit gezielt zu verbessern.

Neben dem Review durch den Dozenten können die Modellierer Ihre Modelle auch mit anderen teilen oder Reviews anfordern. smartfacts stellt dazu sogenannte Prozessräume bereit, in denen die Modelle gesammelt werden. Im Hintergrund arbeitet dafür ein Modell-Repository. Außerdem kann man Modelle in verschiedenen Versionen bearbeiten und weiterentwickeln. smartfacts integriert daher auch ein Versionskontrollsystem in das Modell-Repository.

Wie funktioniert das Review der Modelle?

Das Einholen eines Reviews funktioniert ganz einfach, indem der Modellierer (hier: Owner, also Besitzer des Modells) sein Modell einreicht (Button rechts oben). Anschließend wählt er aus, ob ein Review erfolgen soll, legt den Zeitraum und die beteiligten sowie den verantwortlichen Reviewer fest. Als Reviewer erhält man dann eine Nachricht im eigenen Arbeitsbereich und wird auf ein anstehendes Review hingewiesen. Wie auf den Bildern zu sehen ist, kann man anschließend einfach durch alle Modellelemente navigieren und diese einzeln kommentieren.

Hat man das Prozessmodell insgesamt untersucht, kann man als Reviewer auch noch eine Gesamtempfehlung hinterlegen. Damit drückt der Reviewer aus, ob er der direkten Veröffentlichung des Modells zustimmt oder noch Verbesserungspotential sieht. Anschließend obliegt es dem Besitzer des Modells die Vorschläge einzuarbeiten und bei Bedarf eine neue Version in smartfacts einzureichen. Der Besitzer kann dann auch erneut entscheiden, ob er ein weiteres Review wünscht oder ob er den Prozess direkt für alle anderen Teilnehmer des Prozessraums freigegeben wird.

smartfacts wird von der MID GmbH als SaaS-Produkt angeboten. Das System bietet die Möglichkeit BPMN-Modelle Browser-basiert zu erstellen und diese dann in einem Repository zu verwalten. Die Modellierungsumgebung wird auf dem von camunda bekannten Werkzeug camunda Modeler aufgebaut. Zur kollaborativen Modellierung können Benutzerrechte auch individuell vergeben werden, angefangen von der reinen Betrachtung über die Möglichkeit zur Modellierung in einem Prozessraum bis hin zur Freigabe einzelner Prozesse.

Der Benutzer wird durch verschiedene Hilfen bei der Modellierung unterstützt, z.B. durch Guides (z.B. die Schritt für Schritt Navigation durch Prozesse beim Review) oder eine Q&A-Sektion die eine Sammlung von Fragen und Antworten darstellt. Besonders geeignet für kleine Bildschirme (z.B. Smartphones) ist die Listenbasierte Prozessdarstellung.

Das System bietet auch die Möglichkeit Prozesse zu im- und exportieren. In unserem Test klappte das Importieren lokal erstellter Prozesse aus dem camunda Modeler aber noch nicht reibungslos. Verantwortlich schein hier eine fehlerhafte Interpretation oder ein fehlerhafter Export der XML-Dateien zu sein.

Wie ist das Fazit?

Die Modellierung in einer kollaborativen Umgebung wie smartfacts ist nicht nur sinnvoll, sondern macht auch noch Spaß! Alle profitieren außerdem auf diese Weise von den Kenntnissen anderer. Im Sinne von Continous Process Improvement (CPI) können die Prozessmodelle außerdem weiterentwickelt werden und durch die in smartfacts integrierte Versionskontrolle kann der Fortschritt auch nachvollzogen und kontrolliert werden. Dies wird durch die proaktive Einholung von Reviews komplettiert. So können viele Modellierer gleichzeitig an Prozessmodellen arbeiten und die Prozessqualität steigern!

Was würde man sich noch wünschen? Eine Ausführungsumgebung, d.h. die direkte Ausführung der Prozessmodelle wäre eine gute Ergänzung. Aktuell integriert smartfacts keine Ausführungsumgebung, es ist jedoch ein sehr gutes Werkzeug zur kollaborativen Modellierung von Prozessmodellen mit Hilfe von BPMN.

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